Word 2016. Как защитить часть документа от редактирования

Дано: частично заполненный официальный бланк документа (например, бланк письма) в редакторе Microsoft Word 2016.
Задача: необходимо в данном бланке защитить часть текста от редактирования, например, шапку с реквизитами организации, а также положение даты и номера документа и блока, где должно указываться кому адресовано письмо. Вся нижняя область документа должна быть доступна для заполнения в свободном формате (вставка текста, таблиц или любого другого содержимого письма).

Решение оказалось не настолько очевидным, как я предполагала. В итоге использовала механизм группировки блоков (см. последний способ в конце документа).
Первое, что пришло в голову, это использовать парольную защиту документа. Хотя она всё-таки подходит больше для защиты всего документа (т.е. чтобы защитить от редактирования весь документ и разрешить изменять лишь некоторые области).
Поясню, почему данный способ мне не подошел.

Допустим есть следующий документ:


Требования к бланку документа следующие:


Итак, попытка первая - установка пароля на документ с разрешением редактирования некоторых областей.
Переходим на вкладку "Рецензирование" - блок "Защитить" - нажимаем кнопку "Ограничить редактирование".
В открывшемся блоке настроек ставим параметр "Разрешить только указанный способ редактирования документа" и в раскрывающемся списке "Только чтение".
Далее выделяем текст, который можно редактировать (с использованием Ctrl), и щелкаем "галку" "Все" в блоке "Исключения":


Теперь можно нажать кнопку "Да, включить защиту" и установить пароль.
Таким образом, редактировать можно будет только те области, которые были ранее выделены.
Однако шаблон документа с таким способом редактирования был отвергнут пользователями из-за некрасивой подсветки редактируемых полей и квадратных скобок. После защиты поля подсвечивались желтым цветом:


В принципе не плохо для небольших полей, вроде номера и даты документа, но желтая подсветка для большого свободного поля ввода не подходила пользователям.

Попытка вторая - установка пароля на документ с разрешением заполнения полей форм.
При использовании полей форм ввода можно скрывать их подсветку, однако у них есть недостаток: при включении защиты эти поля нельзя форматировать, т.е. нельзя устанавливать жирность, курсив, не говоря уже о вставке таблиц.
Вот этот способ:
Переходим на вкладку "Разработчик" (если ее нет, то в параметрах программы в блоке "Настроить ленту" ставим "галку" напротив пункта "Разработчик").
Теперь выделяем первый фрагмент текста, который нужно разрешать редактировать и на вкладке "Разработчик" в блоке "Элементы управления" выбираем кнопку "Форматированный текст":


На месте выделенного текста появится блок, как показано на рисунке. Теперь нажимаем кнопку "Свойства" на ленте и тут можно указать, чтобы границы блока вообще не отображались, а также установить подсказку:


В итоге таких настроек элемент будет выглядеть примерно так:


После установки таких полей на все нужные фрагменты можно включать парольную защиту, только в блоке ограничений вместо пункта "Только чтение" нужно выбрать "Ввод данных в поля форм":


Тоже хороший вариант для небольших полей и некрасивой подсветки нет, однако при включении пароля, у документа отключается возможность форматирования (кнопки не активны и горячие клавиши тоже не работают, хоть и был задан элемент управления "Форматированный текст"):


Таким образом, данный вариант тоже не подходит для нашей задачи.

После различных экспериментов нашелся один интересный вариант защиты блоков текста без использования паролей.
Для этого нам понадобиться кнопка "Группировать" на вкладке "Разработчик":


Итак, открываем бланк документа, выделяем блок текста, который нужно защитить от редактирования, и нажимаем кнопку группировать:


Теперь блок нельзя редактировать.
Если же включить режим конструктора, то увидим блок группы:


Для надежности, чтобы пользователь не мог удалить этот блок, переходим в свойства группы (по кнопке "Свойства") и ставим "галку" "Элемент управления содержимым нельзя удалить":


Для включения редактирования обратно нужно сделать всё в обратном порядке: снять галку запрета удаления и разгруппировать блок.

Таким образом, защиту шапки можно сказать сделали. Такую защиту пользователь может снять, однако многие просто не знают, как это сделать.

Теперь рассмотрим вариант защиты расположения блоков даты и номера документа с возможностью ввода в них данных.

Для удобства ввода и сохранения линий подчеркивания сделаем для данного блока следующую таблицу:


В места ввода даты и номера документа, а также блок "Кому" вставляем поля ввода:


В свойствах полей указываем, что их нельзя удалить (см. скрин выше в статье).
Теперь нужно защитить саму таблицу от изменения: выделяем всю таблицу и нажимаем уже известную нам кнопку "Группировать", а также ставим в свойствах защиту от удаления:


Сохраняем полученный документ. Теперь его можно отдавать пользователям. Они будут заполнять бланк, не меняя основных защищенных элементов, например:


При печати документ будет выглядеть так, как и задумывалось:



(с) Ella S.
Если Вам понравилась статья, пожалуйста, поставьте лайк, сделайте репост или оставьте комментарий. Если у Вас есть какие-либо замечания, также пишите комментарии.

2 комментария :

  1. Дмитрий Васильевич30 мая 2017 г., 4:45

    Спасибо большое, очень помогло!

    ОтветитьУдалить
  2. Добрый день. А как на счет того, что просто скопировать всё и создать новый редактируемый документ?

    ОтветитьУдалить