1С Университет, концепция работы с договорами

Версия конфигурации 1С:Университет ПРОФ, используемая в статье: 2.1.1

В данной статье кратко описаны возможности функционала 1С Университет по работе с договорами, а также даны рекомендации по решению задач учета договорных отношений, которые не охватывает типовой функционал конфигурации.

Одной из важных составляющих управленческой деятельности вуза является учет договорных отношений с обучающимися. В случае отсутствия в вузе единой системы учета договоров на оказание платных образовательных услуг в качестве рабочего инструмента можно использовать систему «1С:Университет ПРОФ», в частности подсистему «Финансы».

Типовой функционал конфигурации предусматривает возможность регистрации договоров на оказание образовательных услуг, а также некоторых типов дополнительных соглашений (ДС) к договорам (на оплату за счет средств материнского капитала, а также индексации), генерацию графика платежей по договору по настраиваемым датам оплат. За счет механизма нумераторов система позволяет генерировать как сквозную нумерацию договоров, так и произвольно настраиваемую на базе определенных параметров самого договора. Помимо этого, встроенный функционал создания печатных форм договоров на базе макетов позволяет оперативно вносить изменения в бланки без затрагивания кода самой конфигурации или разработки внешних печатных форм.

Какие проблемы может помочь решить система 1С Университет? Например,  разобщенность учета движения контингента и работы с договорами, осуществляемых разными подразделениями вуза, что могло вести к многочисленным ошибкам учета (оплаты, например, ведутся в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ), учет договоров при помощи Excel в планово-финансовом отделе, а контингент - в студенческом отделе кадров в 1С Университет). Также в связи с необходимостью периодического создания дополнительных соглашений к договорам во время ежегодной индексации размера оплаты требуется единая система учета договоров.

Для начала ведения учета договорных отношений (перечисленные действия производятся без изменения конфигурации через интерфейс «1С:Предприятие») могут быть произведены следующие настройки типового функционала системы:

1. Настройка нумераторов для договоров на оказание образовательных услуг и дополнительных соглашений к договорам.
2. Создание нескольких типов договоров: типы договоров для приемной комиссии с автоматической нумерацией и типы для внесения договоров, созданных до внедрения системы, с возможностью указания номера вручную. Также типы можно разделить в зависимости от количества сторон договора: 2-х сторонний, 3-х сторонний и т.п.
3. Создание основных типов ДС к договорам, настройка необходимых полей соответственно типам, также разделение типов по количеству сторон договора.
4. Создание шаблонов договоров и ДС к договорам в формате Microsoft Word и их загрузка в систему в качестве макетов к соответствующим типам договоров и ДС к договорам.

Однако типовой функционал системы не может полностью охватить необходимые задачи учета договоров. В некоторых случаях возникает необходимость расширить типовой функционал системы.

Согласно Федеральному закону «Об образовании в Российской Федерации», а также Постановлению Правительства РФ от 15.08.2013 № 706 «Об утверждении Правил оказания платных образовательных услуг» договор об оказании платных образовательных услуг должен содержать полную стоимость этих услуг. С учетом допустимой индексации и возможных переводов обучающегося на другие образовательные программы с иной стоимостью обучения полная стоимость договора может меняться и должна фиксироваться дополнительными соглашениями к договору. В этом случае необходим функционал автоматического расчета суммы договора, как при создании базового договора, так и при работе с дополнительными соглашениями к договорам, изменяющими срок и/или стоимость обучения.

Также типовой функционал не позволяет отвязать дату оплаты от периода оказания услуг, за который производится оплата, а графики платежей в дополнительных соглашениях к договорам перекрывают график основного договора независимо от срока их действия.

В качестве концептуальной идеи предлагаю следующие рекомендации по изменению и дополнению типового функционала «1С:Университет ПРОФ» (путем изменения конфигурации и написания расширений):

Схема взаимодействия договоров и дополнительных соглашений

1. Расширить регистр графика платежей – добавить даты периодов оплаты, включая неоплачиваемый период (каникулы, академический отпуск и др.). Произвести дополнительную настройку дат в справочнике типов платежей (семестровый, квартальный, помесячный).
2. Добавить собственный тип способа расчета суммы оплаты (чтобы не изменять существующие типы).
3. Создать регистр типов дополнительных соглашений к договорам, связывающий тип ДС (тип объекта) с определенным фиксированным условным кодом дополнительного соглашения.
4. Изменить в конфигурации или создать расширение конфигурации, производящее:

• автоматический расчет полной стоимости обучения и графика платежей по периодам, если в качестве способа расчета, указан добавленный ранее способ;
• автоматический расчет полной стоимости обучения при создании ДС к договору на изменение ООП (при переводе студента) или индексацию;
• автоматический расчет сроков договора в случае ДС к договору на изменение срока обучения (академический отпуск и др.), изменение ООП или расторжение договора;
• формирование печатной формы графика платежей с учетом всех дополнительных соглашений к договору.

Также рекомендуется:

1. Доработать документ "Оплата по договорам" для возможности внесения возвратов оплаты за обучения.
2. Создать обработку, производящую загрузку платежей из «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», и отчеты, показывающие задолженность с учетом оплат, возвратов и дополнительных соглашений.

См. также

Форум по 1С:Университет
1С Университет: руководства и инструкции

(с) Ella S.

Если Вам понравилась статья, пожалуйста, поставьте лайк, сделайте репост или оставьте комментарий. Если у Вас есть какие-либо замечания, также пишите комментарии.